Маркетинговые исследования: записки рисёчера
ПОДПИСКА   RSS

Софт для исследователей, часть 3 “Успевательная”. MyLifeOrganized


Рубрики: Софт для исследований

Начало - Часть 1, "Вступительная".
Продолжение - Часть 2, "Мозгостроительная". The Brain

Большинство программ для организации списков дел, проектов и контактов, которые я встречала в поисках "идеального" органайзера, разделяются на две категории:

  • "Сермяжно простые" - при работе с ними недоумеваешь, в чем их преимущества перед листом бумаги или документом в MS Word.
  • "Супернавороченные" - блестящие и сверкающие как новогодние елки. По функциональности, к сожалению, эти программы тоже можно сравнить с новогодней елкой - выглядит красиво, только вот используется обычно для развлечения, а не для работы.

Счастливым исключением из этого списка оказалась программа MyLifeOrganized, которую придумал и создал Андрей Ткачук. Насколько я знаю, делалась программа автором в первую очередь "для себя", может быть, поэтому софт получился "для людей", а не "для потребителей" :).

Я не буду пересказывать содержание "хелпа", тем более, что там ничего особенно сложного нет: пользователем записываются собственные проекты и задачи, каждому проекту и каждой задаче помимо стандартных для органайзеров "срока выполнения", "заметок" и пр. можно присвоить контекст (place), важность, срочность, а также количество усилий, которые необходимо затратить для выполнения задачи или проекта в целом.

Контексты (places) - это одна из самых удачных функций программы. Контексты с определенной натяжкой можно назвать аналогом "категорий" в Outlook, только вот использовать их, на мой взгляд, в MLO гораздо удобнее.

После определенной настройки (для каждого контекста можно указать, к примеру, "часы работы"), задача "Позвонить клиенту" не будет попадаться вам на глаза в 6 утра или в полночь, срочная встреча заблаговременно появится в самом начале длинного списка дел, а если долго разыскиваемый клиент неожиданно позвонит вам сам, то в течение секунды вы сможете увидеть на экране все задачи, связанные с этим клиентом.

Контексты не обязательно должны быть ограничены местом, временем или контактами ("в офисе", "дома", "недельные задачи", "Клиент Х" и т.д.). На мой взгляд, чем более персонализированными и нестандартными будут контексты, тем эффективнее будет результат. Так, у меня есть контекст "Лягушки" - неприятные дела, которые хочется постоянно отложить, "Нехочуха" - когда работать не хочется, но надо - туда я записываю приятные дела, которые помогают втянуться в работу и т.д.

Вторая удобная функция программы - возможность "умной" сортировки длинного списка дел: иерархически или по набранному каждой задачей "весу". Веса рассчитываются в зависимости от важности, срочности выполнения задачи и времени, которое осталось до дедлайна.

В MyLifeOrganized также есть возможность синхронизации с MS Outlook, удобный экспорт в Excel (где можно анализировать итоги своей деятельности), а также отдельная версия программы для карманных компьютеров (бесплатная для пользователей, купивших десктоп-версию).

Апдейт от автора программы: версия для КПК, к сожалению, не бесплатная. Но зато есть скидки для купивших десктоп-версию, а также специальные цены для русскоязычных пользователей.

А еще, когда у меня одним хмурым утром возникли проблемы с открытием моего рабочего файла в MLO, вечером того же дня автор прислал мне новый add-on, решающий проблему.

Если же говорить о специфике исследовательских проектов, то я бы посоветовала НЕ записывать в MLO или другой органайзер задачи двух типов: требующие хотя бы малейших творческих усилий (чтобы избежать эффекта "не думать о белой обезьяне") и вещи очевидные, которые прекрасно помнятся/делаются и без органайзера.

Сравнительная ценность задач: "сделать в отчете слайды с 51 по 61" или "Подумать над вариантами рекомендаций клиенту" для меня оказалась очень низкой. По отношению к творческим и очевидным задачам принцип GTD(записывайте все и ничего не держите в голове) для меня работает слабо.

А вот эффективным оказалось записывание двух ключевых этапов каждого проекта: утверждение клиентом каких-либо промежуточных материалов - анкеты или гайда (если это необходимо) и начало работы над отчетом (про завершение забыть получается редко :)). На мой взгляд, неразбериха и задержки именно на этих этапах могут в дальнейшем подкосить весь проект целиком.

Утверждение материалов и дальнейшие "административные" этапы проекта должны быть максимально расписаны по отдельным мелким задачам - позвонить, отправить, посчитать, предупредить и пр. (здесь очень выручает контекст "Контроль" - задания, которые вы дали коллегам или подрядчикам).

А вот в работе над отчетом лучше всего просто указать ежедневные рабочие часы ("С 14.00 до 16.00 - отчет для клиента X").

Время работы над отчетом можно распределить следующим образом: максимальное количество часов - в первые дни работы, а вот на последний и предпоследний дни желательно оставить час-полтора на вычитывание и не планировать в эти дни других важных дел еще часа на 3-4.

В результате у вас будет возможность тщательно и не торопясь еще раз вычитать все материалы перед отправкой, а также без надрыва и нервов решить внезапно возникшие проблемы - от порчи жесткого диска до ручного изменения названия компании клиента в графиках PowerPoint на 280 слайдах :).

Ссылки по теме

2

комментария


Метки:

Статьи на эту тему

Комментариев: 2

  1. «Записывать всё» — не единственный ключевой принцип GTD. Важно для каждого «проекта» писать конкретные действия. Не «добиться мира во всём мире», а «начать с того, что помириться с Васей». В моменты, когда начинается безделье, надо открывать вкладку ToDo для текущего контекста и выполнять задачки (маленькие, а не глобальные — оттого не вводящие в ступор и потому выполнимые) по порядку.

    Перевод книги GTD на русский есть здесь — http://sergeybiryukov.ru/wiki/GTD

    Про GTD с использованием наладонника есть чудная, но матерная статья на http://time-mngmnt.narod.ru/

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *