|
Начало — Часть 1, «Вступительная». Большинство программ для организации списков дел, проектов и контактов, которые я встречала в поисках «идеального» органайзера, разделяются на две категории:
Счастливым исключением из этого списка оказалась программа , которую придумал и создал Андрей Ткачук. Насколько я знаю, делалась программа автором в первую очередь «для себя», может быть, поэтому софт получился «для людей», а не «для потребителей» :).
Я не буду пересказывать содержание «хелпа», тем более, что там ничего особенно сложного нет: пользователем записываются собственные проекты и задачи, каждому проекту и каждой задаче помимо стандартных для органайзеров «срока выполнения», «заметок» и пр. можно присвоить контекст (place), важность, срочность, а также количество усилий, которые необходимо затратить для выполнения задачи или проекта в целом. Контексты (places) — это одна из самых удачных функций программы. Контексты с определенной натяжкой можно назвать аналогом «категорий» в Outlook, только вот использовать их, на мой взгляд, в MLO гораздо удобнее. После определенной настройки (для каждого контекста можно указать, к примеру, «часы работы»), задача «Позвонить клиенту» не будет попадаться вам на глаза в 6 утра или в полночь, срочная встреча заблаговременно появится в самом начале длинного списка дел, а если долго разыскиваемый клиент неожиданно позвонит вам сам, то в течение секунды вы сможете увидеть на экране все задачи, связанные с этим клиентом. Контексты не обязательно должны быть ограничены местом, временем или контактами («в офисе», «дома», «недельные задачи», «Клиент Х» и т.д.). На мой взгляд, чем более персонализированными и нестандартными будут контексты, тем эффективнее будет результат. Так, у меня есть контекст «Лягушки» — неприятные дела, которые хочется постоянно отложить, «Нехочуха» — когда работать не хочется, но надо — туда я записываю приятные дела, которые помогают втянуться в работу и т.д. Вторая удобная функция программы — возможность «умной» сортировки длинного списка дел: иерархически или по набранному каждой задачей «весу». Веса рассчитываются в зависимости от важности, срочности выполнения задачи и времени, которое осталось до дедлайна. В MyLifeOrganized также есть возможность синхронизации с MS Outlook, удобный экспорт в Excel (где можно анализировать итоги своей деятельности), а также отдельная версия программы для карманных компьютеров ( Апдейт от автора программы: версия для КПК, к сожалению, не бесплатная. Но зато есть скидки для купивших десктоп-версию, а также . А еще, когда у меня одним хмурым утром возникли проблемы с открытием моего рабочего файла в MLO, вечером того же дня автор прислал мне новый add-on, решающий проблему. Если же говорить о специфике исследовательских проектов, то я бы посоветовала НЕ записывать в MLO или другой органайзер задачи двух типов: требующие хотя бы малейших творческих усилий (чтобы избежать эффекта «не думать о белой обезьяне») и вещи очевидные, которые прекрасно помнятся/делаются и без органайзера. Сравнительная ценность задач: «сделать в отчете слайды с 51 по 61» или «Подумать над вариантами рекомендаций клиенту» для меня оказалась очень низкой. По отношению к творческим и очевидным задачам принцип (записывайте все и ничего не держите в голове) для меня работает слабо. А вот эффективным оказалось записывание двух ключевых этапов каждого проекта: утверждение клиентом каких-либо промежуточных материалов — анкеты или гайда (если это необходимо) и начало работы над отчетом (про завершение забыть получается редко :)). На мой взгляд, неразбериха и задержки именно на этих этапах могут в дальнейшем подкосить весь проект целиком. Утверждение материалов и дальнейшие «административные» этапы проекта должны быть максимально расписаны по отдельным мелким задачам — позвонить, отправить, посчитать, предупредить и пр. (здесь очень выручает контекст «Контроль» — задания, которые вы дали коллегам или подрядчикам). А вот в работе над отчетом лучше всего просто указать ежедневные рабочие часы («С 14.00 до 16.00 — отчет для клиента X»). Время работы над отчетом можно распределить следующим образом: максимальное количество часов — в первые дни работы, а вот на последний и предпоследний дни желательно оставить час-полтора на вычитывание и не планировать в эти дни других важных дел еще часа на 3-4. В результате у вас будет возможность тщательно и не торопясь еще раз вычитать все материалы перед отправкой, а также без надрыва и нервов решить внезапно возникшие проблемы — от порчи жесткого диска до ручного изменения названия компании клиента в графиках PowerPoint на 280 слайдах :). Ссылки по теме комментария
Статьи на эту тему |