Маркетинговые исследования: записки рисёчера

Софт для исследователей, часть 3 “Успевательная”. MyLifeOrganized


Рубрики: Софт для исследований

Начало — Часть 1, «Вступительная».
Продолжение — Часть 2, «Мозгостроительная». The Brain

Большинство программ для организации списков дел, проектов и контактов, которые я встречала в поисках «идеального» органайзера, разделяются на две категории:

  • «Сермяжно простые» — при работе с ними недоумеваешь, в чем их преимущества перед листом бумаги или документом в MS Word.
  • «Супернавороченные» — блестящие и сверкающие как новогодние елки. По функциональности, к сожалению, эти программы тоже можно сравнить с новогодней елкой — выглядит красиво, только вот используется обычно для развлечения, а не для работы.

Счастливым исключением из этого списка оказалась программа MyLifeOrganized, которую придумал и создал Андрей Ткачук. Насколько я знаю, делалась программа автором в первую очередь «для себя», может быть, поэтому софт получился «для людей», а не «для потребителей» :).

Я не буду пересказывать содержание «хелпа», тем более, что там ничего особенно сложного нет: пользователем записываются собственные проекты и задачи, каждому проекту и каждой задаче помимо стандартных для органайзеров «срока выполнения», «заметок» и пр. можно присвоить контекст (place), важность, срочность, а также количество усилий, которые необходимо затратить для выполнения задачи или проекта в целом.

Контексты (places) — это одна из самых удачных функций программы. Контексты с определенной натяжкой можно назвать аналогом «категорий» в Outlook, только вот использовать их, на мой взгляд, в MLO гораздо удобнее.

После определенной настройки (для каждого контекста можно указать, к примеру, «часы работы»), задача «Позвонить клиенту» не будет попадаться вам на глаза в 6 утра или в полночь, срочная встреча заблаговременно появится в самом начале длинного списка дел, а если долго разыскиваемый клиент неожиданно позвонит вам сам, то в течение секунды вы сможете увидеть на экране все задачи, связанные с этим клиентом.

Контексты не обязательно должны быть ограничены местом, временем или контактами («в офисе», «дома», «недельные задачи», «Клиент Х» и т.д.). На мой взгляд, чем более персонализированными и нестандартными будут контексты, тем эффективнее будет результат. Так, у меня есть контекст «Лягушки» — неприятные дела, которые хочется постоянно отложить, «Нехочуха» — когда работать не хочется, но надо — туда я записываю приятные дела, которые помогают втянуться в работу и т.д.

Вторая удобная функция программы — возможность «умной» сортировки длинного списка дел: иерархически или по набранному каждой задачей «весу». Веса рассчитываются в зависимости от важности, срочности выполнения задачи и времени, которое осталось до дедлайна.

В MyLifeOrganized также есть возможность синхронизации с MS Outlook, удобный экспорт в Excel (где можно анализировать итоги своей деятельности), а также отдельная версия программы для карманных компьютеров (бесплатная для пользователей, купивших десктоп-версию).

Апдейт от автора программы: версия для КПК, к сожалению, не бесплатная. Но зато есть скидки для купивших десктоп-версию, а также специальные цены для русскоязычных пользователей.

А еще, когда у меня одним хмурым утром возникли проблемы с открытием моего рабочего файла в MLO, вечером того же дня автор прислал мне новый add-on, решающий проблему.

Если же говорить о специфике исследовательских проектов, то я бы посоветовала НЕ записывать в MLO или другой органайзер задачи двух типов: требующие хотя бы малейших творческих усилий (чтобы избежать эффекта «не думать о белой обезьяне») и вещи очевидные, которые прекрасно помнятся/делаются и без органайзера.

Сравнительная ценность задач: «сделать в отчете слайды с 51 по 61» или «Подумать над вариантами рекомендаций клиенту» для меня оказалась очень низкой. По отношению к творческим и очевидным задачам принцип GTD(записывайте все и ничего не держите в голове) для меня работает слабо.

А вот эффективным оказалось записывание двух ключевых этапов каждого проекта: утверждение клиентом каких-либо промежуточных материалов — анкеты или гайда (если это необходимо) и начало работы над отчетом (про завершение забыть получается редко :)). На мой взгляд, неразбериха и задержки именно на этих этапах могут в дальнейшем подкосить весь проект целиком.

Утверждение материалов и дальнейшие «административные» этапы проекта должны быть максимально расписаны по отдельным мелким задачам — позвонить, отправить, посчитать, предупредить и пр. (здесь очень выручает контекст «Контроль» — задания, которые вы дали коллегам или подрядчикам).

А вот в работе над отчетом лучше всего просто указать ежедневные рабочие часы («С 14.00 до 16.00 — отчет для клиента X»).

Время работы над отчетом можно распределить следующим образом: максимальное количество часов — в первые дни работы, а вот на последний и предпоследний дни желательно оставить час-полтора на вычитывание и не планировать в эти дни других важных дел еще часа на 3-4.

В результате у вас будет возможность тщательно и не торопясь еще раз вычитать все материалы перед отправкой, а также без надрыва и нервов решить внезапно возникшие проблемы — от порчи жесткого диска до ручного изменения названия компании клиента в графиках PowerPoint на 280 слайдах :).

Ссылки по теме

2

комментария


Метки:

Статьи на эту тему

Комментариев: 2

  1. «Записывать всё» — не единственный ключевой принцип GTD. Важно для каждого «проекта» писать конкретные действия. Не «добиться мира во всём мире», а «начать с того, что помириться с Васей». В моменты, когда начинается безделье, надо открывать вкладку ToDo для текущего контекста и выполнять задачки (маленькие, а не глобальные — оттого не вводящие в ступор и потому выполнимые) по порядку.

    Перевод книги GTD на русский есть здесь — http://sergeybiryukov.ru/wiki/GTD

    Про GTD с использованием наладонника есть чудная, но матерная статья на http://time-mngmnt.narod.ru/

  2. Ага, спасибо за дополнение и ссылки!

    Я еще видела вариант записывания задач и проектов в уже законченном виде. То есть, «Вася-мой лучший друг» 🙂