|
Начало - Часть 1, "Вступительная". Большинство программ для организации списков дел, проектов и контактов, которые я встречала в поисках "идеального" органайзера, разделяются на две категории:
Счастливым исключением из этого списка оказалась программа , которую придумал и создал Андрей Ткачук. Насколько я знаю, делалась программа автором в первую очередь "для себя", может быть, поэтому софт получился "для людей", а не "для потребителей" :).
Я не буду пересказывать содержание "хелпа", тем более, что там ничего особенно сложного нет: пользователем записываются собственные проекты и задачи, каждому проекту и каждой задаче помимо стандартных для органайзеров "срока выполнения", "заметок" и пр. можно присвоить контекст (place), важность, срочность, а также количество усилий, которые необходимо затратить для выполнения задачи или проекта в целом. Контексты (places) - это одна из самых удачных функций программы. Контексты с определенной натяжкой можно назвать аналогом "категорий" в Outlook, только вот использовать их, на мой взгляд, в MLO гораздо удобнее. После определенной настройки (для каждого контекста можно указать, к примеру, "часы работы"), задача "Позвонить клиенту" не будет попадаться вам на глаза в 6 утра или в полночь, срочная встреча заблаговременно появится в самом начале длинного списка дел, а если долго разыскиваемый клиент неожиданно позвонит вам сам, то в течение секунды вы сможете увидеть на экране все задачи, связанные с этим клиентом. Контексты не обязательно должны быть ограничены местом, временем или контактами ("в офисе", "дома", "недельные задачи", "Клиент Х" и т.д.). На мой взгляд, чем более персонализированными и нестандартными будут контексты, тем эффективнее будет результат. Так, у меня есть контекст "Лягушки" - неприятные дела, которые хочется постоянно отложить, "Нехочуха" - когда работать не хочется, но надо - туда я записываю приятные дела, которые помогают втянуться в работу и т.д. Вторая удобная функция программы - возможность "умной" сортировки длинного списка дел: иерархически или по набранному каждой задачей "весу". Веса рассчитываются в зависимости от важности, срочности выполнения задачи и времени, которое осталось до дедлайна. В MyLifeOrganized также есть возможность синхронизации с MS Outlook, удобный экспорт в Excel (где можно анализировать итоги своей деятельности), а также отдельная версия программы для карманных компьютеров ( Апдейт от автора программы: версия для КПК, к сожалению, не бесплатная. Но зато есть скидки для купивших десктоп-версию, а также . А еще, когда у меня одним хмурым утром возникли проблемы с открытием моего рабочего файла в MLO, вечером того же дня автор прислал мне новый add-on, решающий проблему. Если же говорить о специфике исследовательских проектов, то я бы посоветовала НЕ записывать в MLO или другой органайзер задачи двух типов: требующие хотя бы малейших творческих усилий (чтобы избежать эффекта "не думать о белой обезьяне") и вещи очевидные, которые прекрасно помнятся/делаются и без органайзера. Сравнительная ценность задач: "сделать в отчете слайды с 51 по 61" или "Подумать над вариантами рекомендаций клиенту" для меня оказалась очень низкой. По отношению к творческим и очевидным задачам принцип (записывайте все и ничего не держите в голове) для меня работает слабо. А вот эффективным оказалось записывание двух ключевых этапов каждого проекта: утверждение клиентом каких-либо промежуточных материалов - анкеты или гайда (если это необходимо) и начало работы над отчетом (про завершение забыть получается редко :)). На мой взгляд, неразбериха и задержки именно на этих этапах могут в дальнейшем подкосить весь проект целиком. Утверждение материалов и дальнейшие "административные" этапы проекта должны быть максимально расписаны по отдельным мелким задачам - позвонить, отправить, посчитать, предупредить и пр. (здесь очень выручает контекст "Контроль" - задания, которые вы дали коллегам или подрядчикам). А вот в работе над отчетом лучше всего просто указать ежедневные рабочие часы ("С 14.00 до 16.00 - отчет для клиента X"). Время работы над отчетом можно распределить следующим образом: максимальное количество часов - в первые дни работы, а вот на последний и предпоследний дни желательно оставить час-полтора на вычитывание и не планировать в эти дни других важных дел еще часа на 3-4. В результате у вас будет возможность тщательно и не торопясь еще раз вычитать все материалы перед отправкой, а также без надрыва и нервов решить внезапно возникшие проблемы - от порчи жесткого диска до ручного изменения названия компании клиента в графиках PowerPoint на 280 слайдах :). Ссылки по теме комментария
Статьи на эту тему |